Car Ownership Program: Syarat Pengajuan COP Perusahaan 2026

Car Ownership Program atau COP merupakan fasilitas kepemilikan kendaraan yang diberikan perusahaan kepada karyawan tertentu sebagai bagian dari kompensasi dan benefit. Per tahun 2026, semakin banyak perusahaan di Indonesia yang mengadopsi skema COP untuk menarik serta mempertahankan talenta terbaik. Namun, tidak semua karyawan otomatis memenuhi syarat untuk mengajukan program ini.

Faktanya, proses pengajuan Car Ownership Program melibatkan sejumlah persyaratan administratif dan ketentuan khusus yang perlu dipahami secara menyeluruh. Tanpa pemahaman yang tepat, pengajuan bisa tertolak atau prosesnya menjadi berlarut-larut. Artikel ini mengulas secara lengkap seluruh syarat, prosedur, dan hal penting seputar COP perusahaan terbaru 2026.

Apa Itu Car Ownership Program dan Bagaimana Skemanya?

Car Ownership Program adalah program kepemilikan kendaraan di mana perusahaan memfasilitasi pembelian mobil untuk karyawan. Kendaraan tersebut digunakan selama masa kerja, lalu kepemilikannya berpindah ke karyawan setelah periode tertentu terpenuhi.

Skema COP berbeda dengan fasilitas car loan biasa. Dalam COP, perusahaan biasanya menanggung sebagian besar atau seluruh cicilan kendaraan. Karyawan cukup memenuhi masa pengabdian tertentu agar mobil tersebut resmi menjadi milik pribadi.

Selain itu, terdapat dua model COP yang umum diterapkan di Indonesia pada 2026:

• COP Full Facility — Perusahaan menanggung 100% biaya kendaraan, termasuk asuransi dan perawatan, selama masa program berlangsung.
• COP Sharing Cost — Perusahaan dan karyawan berbagi biaya cicilan dengan proporsi tertentu, misalnya 70:30 atau 60:40.

Nah, pemilihan model COP ini sangat bergantung pada kebijakan masing-masing perusahaan serta level jabatan karyawan yang bersangkutan.

Syarat Umum Pengajuan COP Perusahaan Terbaru 2026

Setiap perusahaan memiliki ketentuan spesifik, namun secara umum terdapat beberapa syarat standar yang berlaku. Berikut persyaratan utama pengajuan Car Ownership Program yang perlu dipenuhi:

1. Persyaratan Status Kepegawaian

• Berstatus sebagai karyawan tetap (bukan kontrak atau outsourcing).
• Telah melewati masa percobaan (probation period) minimal 6 bulan hingga 1 tahun.
• Memiliki masa kerja minimal sesuai ketentuan perusahaan, umumnya 2–3 tahun.
• Tidak sedang dalam status warning letter atau sanksi disiplin.

2. Persyaratan Jabatan dan Level

Pada umumnya, COP ditujukan untuk karyawan di level tertentu. Tidak semua posisi memenuhi kualifikasi untuk mengajukan program ini.

• Minimal berada di level supervisor, manager, atau setara (tergantung kebijakan perusahaan).
• Beberapa perusahaan menetapkan grade atau band jabatan tertentu sebagai syarat minimal.
• Jabatan yang memerlukan mobilitas tinggi biasanya mendapat prioritas pengajuan.

3. Persyaratan Dokumen Administratif

Dokumen menjadi bagian krusial dalam proses pengajuan. Pastikan seluruh berkas sudah lengkap sebelum mengajukan COP ke bagian HR atau fleet management.

Berikut dokumen yang umumnya dibutuhkan untuk pengajuan COP perusahaan:

1. Fotokopi KTP yang masih berlaku.
2. Fotokopi SIM A yang masih aktif.
3. Surat keterangan karyawan tetap dari HRD.
4. Slip gaji 3 bulan terakhir.
5. Formulir pengajuan COP yang telah diisi dan ditandatangani.
6. Surat rekomendasi dari atasan langsung atau direct supervisor.
7. NPWP pribadi karyawan.

Jadi, penting untuk menyiapkan seluruh dokumen tersebut sejak awal agar proses pengajuan berjalan lancar tanpa hambatan.

Ketentuan Finansial dan Batasan dalam Program COP

Selain persyaratan administratif, aspek finansial juga menjadi pertimbangan utama dalam Car Ownership Program. Perusahaan biasanya menetapkan plafon atau batas maksimal nilai kendaraan berdasarkan jabatan.

Berikut gambaran umum plafon COP berdasarkan level jabatan yang lazim diterapkan pada 2026:

Angka di atas merupakan estimasi umum dan bisa bervariasi tergantung skala perusahaan serta industri. Perusahaan multinasional biasanya memiliki plafon yang lebih tinggi dibandingkan perusahaan lokal berskala menengah.

Namun, perlu diperhatikan beberapa ketentuan finansial tambahan berikut:

• Selisih biaya — Jika karyawan memilih kendaraan dengan harga melebihi plafon, selisihnya ditanggung secara pribadi.
• Pajak kendaraan — Perlakuan pajak COP mengacu pada peraturan PPh 21 yang berlaku per 2026. Benefit kendaraan termasuk dalam natura yang dikenakan pajak.
• Asuransi — Umumnya perusahaan menanggung asuransi comprehensive selama masa program. Setelah kepemilikan berpindah, asuransi menjadi tanggung jawab karyawan.

Prosedur Pengajuan Car Ownership Program Langkah demi Langkah

Setelah memahami persyaratan, langkah selanjutnya adalah mengetahui alur pengajuan COP secara runtut. Setiap perusahaan mungkin memiliki variasi prosedur, tetapi secara garis besar tahapannya sebagai berikut:

1. Pengecekan Eligibilitas — Karyawan memastikan telah memenuhi seluruh syarat pengajuan COP melalui portal HR atau berkonsultasi langsung dengan bagian compensation & benefit.
2. Pengisian Formulir — Mengisi formulir pengajuan COP yang memuat data pribadi, jabatan, pilihan kendaraan, dan skema pembiayaan yang diinginkan.
3. Pengumpulan Dokumen — Melengkapi seluruh dokumen persyaratan dan menyerahkannya ke departemen HR atau fleet management.
4. Persetujuan Atasan — Atasan langsung memberikan rekomendasi tertulis sebagai bukti dukungan terhadap pengajuan.
5. Review oleh HR dan Finance — Tim HR dan finance melakukan verifikasi data, pengecekan plafon, serta kalkulasi dampak finansial.
6. Approval Management — Pengajuan yang lolos verifikasi diteruskan ke level manajemen yang berwenang untuk persetujuan final.
7. Proses Pengadaan — Setelah disetujui, perusahaan memproses pembelian kendaraan melalui dealer rekanan atau vendor yang telah ditunjuk.
8. Penandatanganan Perjanjian — Karyawan dan perusahaan menandatangani perjanjian COP yang memuat hak, kewajiban, serta konsekuensi pelanggaran.

Ternyata, keseluruhan proses ini memakan waktu rata-rata 2–8 minggu tergantung kompleksitas birokrasi internal perusahaan.

Hal Penting yang Wajib Diperhatikan Sebelum Mengajukan COP

Sebelum memutuskan untuk mengajukan Car Ownership Program, ada beberapa aspek krusial yang sering luput dari perhatian. Memahami hal-hal berikut bisa menghindarkan dari masalah di kemudian hari.

Konsekuensi Resign Sebelum Masa Program Berakhir

Ini merupakan poin yang paling penting. Jika karyawan mengundurkan diri sebelum masa COP selesai, biasanya berlaku ketentuan berikut:

• Karyawan wajib melunasi sisa cicilan kendaraan secara penuh.
• Beberapa perusahaan menerapkan penalty fee atau denda penalti tambahan.
• Kendaraan harus dikembalikan jika karyawan tidak mampu melunasi sisa kewajiban.
• Potongan bisa diambil dari pesangon atau gaji terakhir yang diterima.

Bahkan, di beberapa perusahaan, karyawan yang mengajukan COP wajib menandatangani bonding agreement atau ikatan dinas selama masa program berlangsung.

Implikasi Pajak Natura pada COP 2026

Sejak diberlakukannya regulasi pajak natura, fasilitas kendaraan dari perusahaan termasuk objek pajak penghasilan. Per 2026, ketentuan pajak natura merujuk pada PP Nomor 55 Tahun 2022 beserta aturan turunannya yang terus diperbarui.

Beberapa poin pajak yang perlu dipahami:

• Fasilitas kendaraan COP dikategorikan sebagai penghasilan natura (benefit in kind).
• Nilai benefit dihitung berdasarkan persentase tertentu dari harga kendaraan atau biaya penyusutan.
• Perusahaan sebagai pemberi kerja wajib menghitung dan melaporkan natura tersebut dalam SPT karyawan.

Perawatan dan Tanggung Jawab Selama Masa Program

Selama masa COP berjalan, terdapat pembagian tanggung jawab antara perusahaan dan karyawan terkait perawatan kendaraan:

Pembagian tanggung jawab ini biasanya tertuang secara detail dalam perjanjian COP. Pastikan untuk membaca dan memahami setiap klausul sebelum menandatangani.

Tips Agar Pengajuan COP Disetujui dengan Cepat

Proses persetujuan COP bisa dipercepat dengan mempersiapkan beberapa hal berikut secara matang:

• Lengkapi dokumen sejak awal — Dokumen yang tidak lengkap merupakan penyebab utama pengajuan tertunda atau ditolak.
• Pilih kendaraan sesuai plafon — Memilih mobil yang sesuai atau di bawah plafon membuat proses approval lebih sederhana.
• Pastikan track record kerja baik — Penilaian performa (performance review) yang positif menjadi pertimbangan penting bagi manajemen.
• Ajukan di waktu yang tepat — Banyak perusahaan membuka periode pengajuan COP secara berkala, biasanya di awal tahun anggaran atau setelah evaluasi tahunan.
• Konsultasi dengan HR terlebih dahulu — Diskusi informal dengan tim HR bisa memberikan gambaran peluang persetujuan sebelum mengajukan secara formal.

Kesimpulan

Car Ownership Program merupakan benefit yang sangat menguntungkan bagi karyawan, terutama yang membutuhkan mobilitas tinggi dalam menjalankan tugas. Syarat pengajuan COP perusahaan pada 2026 mencakup aspek kepegawaian, jabatan, kelengkapan dokumen, serta ketentuan finansial yang harus dipenuhi secara menyeluruh.

Sebelum mengajukan, pastikan untuk memahami seluruh konsekuensi termasuk ikatan dinas, implikasi pajak natura, dan tanggung jawab perawatan kendaraan. Persiapkan dokumen dengan lengkap dan konsultasikan prosedurnya ke bagian HR atau compensation & benefit di perusahaan masing-masing agar proses pengajuan berjalan lancar dan cepat disetujui.